Hoe werkt het?

Als beroepsfederatie van de fabrikanten, invoerders en distributeurs van schoolbenodigdheden, kantoorartikelen, papier en papierwaren wenst Bosta, Belgian Office Products and Stationery Trade Association, een bijdrage te leveren aan meer duurzaamheid in de sector door Responsible Office op te starten.

Responsible Office stelt vast dat zowel de biedende partij: fabrikanten, invoerders en distributeurs, als de vragende partijen: organisaties, bedrijven en overheden die naar meer ecologie streven, zeer welwillend zijn om die milieuvriendelijkheid ernstig te nemen en daarbij concrete plannen hebben om dit in praktijk te brengen. De overheid wil zelfs tegen het jaar 2020 100% duurzaam inkopen.

Het kaf van het koren scheiden is niet eenvoudig.
Er zijn heel wat certificaten. Velen zijn niet onafhankelijk en dikwijls bedacht op een poging om het zogenaamde groene product beter onder de aandacht van de koper te brengen. Deze zogenaamde green washing, een niet per definitie duurzamer product op een zo groen mogelijke manier communiceren, wil Responsible Office niet ondersteunen.

Maar wat zijn dan wel waardevolle certificaten voor duurzame schoolproducten en kantoorbenodigdheden?
Ook dat is niet eenvoudig, er zijn er vele duizenden. Om in aanmerking te komen voor dit Bosta initiatief, dienen het in elk geval certificaten te zijn van onafhankelijke organisaties die een degelijke toetsing op duurzaamheid, of MVO Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen in zich hebben. Responsible Office weerhoudt enkel certificaten die alom geaccepteerd zijn in onze regio en door overheden en grote ondernemingen gevalideerd zijn als gedegen.
Er is door Responsible Office gekozen om enkel merkinvoerders en merkfabrikanten een forum te geven op deze website. Distributeurs die de producten verdelen zal u op deze website niet vinden. Daarvoor verwijzen wij door naar de websites van de deelnemende fabrikanten of invoerders waar u in bijna alle gevallen een overzicht vindt van hun distributiepartners. Zo kan de gebruiker of koper eerst op de Responsible Office website een keuze maken voor het juiste product en vervolgens de distributeur van zijn keuze aanspreken om het product  te verwerven.

Duurzaamheid of Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen?
Responsible Office kiest voor beide. Wie is er mee gebaat dat producten, zelfs gemaakt van duurzame materialen, onder slechte omstandigheden worden geproduceerd?
Een duurzaam product dat door een fabrikant wordt vervaardigd die ook ISO9001: goede bedrijfsvoering, met continu verbetering in functie van klantentevredenheid en ISO14001: gecontroleerde afvalstromen, inkoop duurzame grondstoffen of halffabricaten, continu verbetering in functie van duurzaamheid en milieu, certificaten kan voorleggen zal daarom hoger gequoteerd worden dan een duurzaam product van een fabrikant die deze certificaten niet kan voorleggen.
EMAS, Eco Management Audit Scheme, heeft dezelfde milieu-eisen als ISO14001 met dit verschil dat EMAS veel belang hecht aan interne en externe communicatie en transparantie over de milieuprestaties.
amfori BSCI, Business Social Compliance Initiative, is een initiatief van bedrijven die zich inzetten voor betere arbeidsomstandigheden in hun wereldwijde toeleveringsketen.

Hoe worden producten gerangschikt?
Als een fabrikant of invoerder op bedrijfsniveau, de fabriek waar het product is gemaakt, certificaten kan voorleggen, ontvangt het product volgende score:
ISO9001: 1 punt
ISO14001: 3 punten
EMAS: 3 punten
amfori BSCI: 4 punten

Als de fabrikant of invoerder op productniveau certificaten kan voorleggen, ontvangt het product de volgende bijkomende scores:
Der Blaue Engel................................................. Gebruik van gerecycleerde en recycleerbare materialen
FSC® ....................................................................Forest Stewardship Council: materiaal uit verantwoord beheerde bossen en/of gerecycleerde oorsprong
PEFC™ .................................................................Program for the Endorsement of Forest Certification: materiaal uit verantwoord beheerde bossen
Nordic Swan....................................................... Scandinavisch ecolabel
NF 400................................................................. Frans certificaat voor duurzaam schrijfgerief
NF335....................................................................Frans certificaat voor hermaakte tonerpatronen    
NF316....................................................................Frans certificaat voor enveloppen & postzakken
NF293....................................................................Frans certificaat voor interieur & meubelen 
Energy Star...........................................................Amerikaans label voor energiezuinige producten
Österreichische Umweltzeichen.....................Oostenrijks ecolabel
Ieder van deze productcertificaten ontvangt 2 punten.

EU Ecolabel..........................................................Europees milieulabel erkend door alle landen van de Europese Unie, Noorwegen, Liechtenstein en IJsland
Een van de sterke punten van het EU Ecolabel is dat de milieu criteria betrekking hebben op de volledige levenscyclus van een product of dienst. Van grondstoffen, energiegebruik tot schadelijke stoffen en afval.
Dit productcertificaat ontvangt 3 punten.

And last but not at least, hebben we ook nog Cradle to Cradle of afgekort C2C, letterlijk van wieg tot wieg. Dit productcertificaat is een duidelijk voorbeeld van circulaire economie.
Cradle to Cradle..................................................Internationaal label en businessmodel met als streefdoel producten zo te ontwerpen dat ze van begin tot eind veilig en herbruikbaar zijn. Hiervoor hanteren we de volgende puntenverdeling aangezien er 5 niveaus zijn met steeds strengere milieu eisen:
C2C Basic: 2 punten
C2C Brons: 3 punten
C2C Zilver: 4 punten
C2C Goud: 5 punten
C2C Platinum: 6 punten

Voorbeeld:
Een product dat geproduceerd wordt in een bedrijf met ISO9001 en een PEFC™ certificaat heeft, ontvangt 3 punten.
Dit product zal hoger gerangschikt worden dan een product dat enkel een PEFC™ certificaat heeft dat 2 punten ontvangt.

Om op deze website een product te plaatsen dient de fabrikant of invoerder minstens 1 certificaat op productniveau te hebben.
De geldigheid, datum van tot, van certificaten wordt telkens weergegeven.
Het hoogst gerangschikte product kan dus de meeste certificaten van onafhankelijke instanties voorleggen.
In de toekomst kan deze selectie worden aangepast. Alle wijzigingen zullen in goed overleg met overheden gebeuren. Geldende wetten en reglementeringen zullen gerespecteerd worden. Elke wijziging zal op deze plaats op de website beschreven worden. Geregistreerde gebruikers zullen proactief worden geïnformeerd.

Waarom als gebruiker registreren?
Een gebruiker kan zich registreren op deze website door het aanmaken van een account.
Alle privacywetten worden gerespecteerd, en de gebruiker kan te allen tijde zijn gegevens opvragen of laten verwijderen door een mail met onderwerp stop responsible-office te verzenden.
Geregistreerde gebruikers kunnen favoriete producten opslaan en informatie over deze favorieten downloaden, om bijvoorbeeld in een prijsvraag te gebruiken. Ook kan de geregistreerde gebruiker rechtstreeks een bericht zenden naar de contactpersoon van een fabrikant of invoerder, om bijkomende inlichtingen te krijgen of een opmerking door te geven. Als er nieuws te melden is over deze website zal dit enkel aan geregistreerde gebruikers worden gezonden, tenzij deze hebben uitgeschreven voor de nieuwsbrief.

Wat is het voordeel voor fabrikanten en invoerders?
Door echte ecologisch verantwoorde producten onder de aandacht van de consument te kunnen brengen op deze website, zal de fabrikant of invoerder uiteindelijk meer van deze producten verkopen. Een fabrikant of invoerder die de toekomst van zijn bedrijf, onze planeet en de mensen die na ons komen ernstig neemt zal dus meer return on investment van zijn investering in duurzaamheid en Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen ontvangen. Een logisch gevolg is dat er meer zal worden geïnvesteerd in het ontwikkelen en verdelen van deze sustainable office producten. Een win, win, niet in de laatste plaats voor de toekomst van ons milieu. 

Disclaimer   
Responsible Office streeft correctheid en volledigheid na op deze website. Responsible Office controleert de gepubliceerde informatie. Wanneer een gebruiker een onvolkomenheid op de website meldt, wordt dit zo snel mogelijk rechtgezet. Als een gebruiker malafide praktijken ondervindt van een fabrikant, een invoerder of in praktijk andere informatie krijgt, die informatie op deze website tegenspreekt, kan dit ook gemeld worden. Responsible Office zal dit zo snel mogelijk onderzoeken. Meld een probleem of opmerking
De fabrikant of invoerder zal in dat geval gevraagd worden corrigerende maatregelen te nemen. Het is mogelijk dat de producten van de fabrikant of invoerder tijdelijk of definitief offline worden gezet zonder dat die fabrikant of invoerder daar enige schadevergoeding kan voor eisen.
Fabrikanten en invoerders betalen jaarlijks een klein bedrag per gepubliceerd product om de kosten van deze website te dekken.
De fabrikanten en invoerders leveren een op eer verklaring waarin zij melden dat alle informatie correct en volledig is.
Deze op eer verklaring is per fabrikant beschikbaar op deze website als te downloaden pdf.
Ook alle certificaten die de fabrikant of invoerder levert om zijn producten op deze website te plaatsen worden als te downloaden pdf beschikbaar gesteld.
Ondanks zorgvuldigheid kan Responsible Office geen verantwoordelijkheid nemen voor de correctheid of geldigheid van informatie die door fabrikanten of invoerders wordt geleverd. Deze website vergemakkelijkt de keuze van een duurzaam en verantwoord product. Als de kopende partij, wegens wetgeving of interne procedures, verplicht is officiële afschriften van certificaten voor te leggen kan zij dit via de gekozen distributiepartner, of via de fabrikant of invoerder opvragen.
Responsible Office informeert, maar is niet verantwoordelijk voor de ter beschikking gestelde informatie. Responsible Office accepteert geen enkele verantwoordelijkheid voor directe of indirecte schade, geleden door het ter beschikking stellen van informatie, of enige andere handeling, noch ten opzichte van de fabrikant, de invoerder, de distributeur, de gebruiker van deze website, de kopende partij, noch enige andere partij.